Feedback-ul tip furtuna de vara

Imagineaza-ti o zi frumoasa de vara. Soare. Stai cu picioarele in iarba proaspat taiata. Alaturi de tine este o carte sau o limonada. Un vanticel iti gadila urechile. Iti dai ochelarii jos de la ochi, te asezi mai bine pe sezlong si perne si continui sa te bucuri de caldura asta placuta. Inchizi ochii si intri intr-o stare de visare. Intr-o stare de amorteala, semi-adormire, fix tresarirea aia de dinainte de somn.

Numai ca, de data asta, tresarirea e data de un tunet. Din neant, se pune pe furtuna, pe fulgere, pe ploaie. Strangi repede limonada si cartea, aduni sezlongul si te retragi la adapost. Stii ca este o ploaie de vara care va trece repede si iti va face bine. Ca orice ploaie de vara. Si atunci incepi sa dansezi in ploaie imediat cum trece furtuna.

Mai departe de metafora de mai sus, feedback-ul ne surprinde de cele mai multe ori. Am ciitt carti despre asta, articole, am practicat, ne-am imbracat frumos, am chemat colegul intr-o camera separata si i-am spus ce credem noi. Mai mult decat atat, am respectat toti pasii pe care i-am tot primit in training-uri si anume:

– Am dat feedback unui comportament/ actiune si nu unei persoane per ansamblu ei. Asta pentru ca oamenii sunt minunati asa cum au fost ei creati;

– Am discutat cu colegul imediat dupa comportament si nu la o distanta mare de cateva saptamani/ luni, dar am asteptat totusi cateva minute macar astfel incat sa nu fim ancorati emotional;

– Am stabilit de comun acord pasii necesari pentru ca situatia respectiva sa nu se mai repete.

Si totusi, ne luptam in continuare cu feedback-ul. Ne dorim in continuare sa fim mai buni, dar ne retine cumva lumina asta proasta pe care o punem pe feedback. Pentru ca suntem perfectionisti, pentru ca nu credem suficient de mult ca e bine ceea ce facem, pentru ca un comportament nu este ceva palpabil, cuantificabil.

Ca sa mai stingem putin becul ala negru pus deasupra feedback-ului, m-am gandit la cateva propuneri pe care te invit sa le testezi:

– atunci cand dai un feedback, spune: “Comportamentul Anei, vreau sa-i dau un feeback.” De multe ori spunem: “Ana, vreau sa-ti dau un feedback”. In acel moment, Ana va crede cu siguranta ca vrei sa ii dai ei ca persoana o parere si nu comportamentului ei;

– pana sa oferi un feedback unei persoane, vezi cum s-ar desfasura asta intr-un cadru mai putin formal. La o discutie la cafea, la pranz, vorbiti despre acel proiect si vezi care a fost perspectiva acelei persoane. Intreab-o ce a fost bine si ce ar imbunatati. Vezi daca aveti aceleasi idei si atunci feedback-ul ar putea fi mai usor de asimiliat si inteles;

– si acum, feedback-ul tip furtuna. Numele este unul aleatoriu si se raporteaza la metafora de la inceput. Mai exact, daca de-a lungul timpului oferi feedback pozitiv oamenilor din jur, in momentul in care vei vrea sa le faci un comentariu la comportament intr-un sens constructiv, proiectat spre viitor, acela va fi asimilat mai usor. La fel ca o furtuna de vara. O imbratisam, invatam sa dansam cu ea pentru ca stim ca ne va face bine, ne va racori si pentru ca ne putem baza ca imediat dupa vor urma zile insorite.

Vedeti care este cea mai buna varianta pentru voi. Se pot intampla situatii in care sa nu puteti oferi feedback verbal. O puteti face si in scris. Cu atat mai mult cu cat tehnologia ne ajuta din ce in ce mai mult in ultima vreme. Cu timpul, veti putea sa stati si fata in fata cu cealalta persoana si sa-i spuneti ceea ce ganditi. Pana atunci insa, creati zile insorite de vara colegilor vostri, astfel incat sa le fie mai usor sa treaca peste furtuni.

 


Prietenia la locul de munca

Frecvent aud ca acum companiile nu mai sunt firme, ci sunt familii. Mai departe de wishful thinking, relatiile la locul de munca s-au imbunatatit. Eu chiar cred cu tarie ca o relationarea mai buna duce la incredere si ulterior la performanta pentru echipa. Pe de alta parte, ultimele studii indica faptul ca generatia Millennials sau Z este atrasa si motivata de o atmosfera buna la locul de munca.

Eu fac parte dintr-o familie in care prieteniile si relatiile bune la locul de munca sunt la ordinea zilei. Cea mai buna prietena a mamei i-a fost colega timp de 25 de ani, iar colegii tatalui ii sunt prieteni si acum dupa aproape 10 de ani de pensie. Avand acest exemplu in familie am cautat si eu acelasi lucru. Pe langa miturile cu care m-am confruntat, am vrut sa cunosc din perspectiva mai multor persoane care sunt avantajele si dezavantajele prieteniilor la locul de munca.

Avantaje:

  • Membrii echipei sunt mai motivati: Daca membrii echipei creeaza prietenii la locul de munca ajung sa fie mai atasati de echipa. Mai departe de atat, o atmosfera relaxata si prietenoasa poate sa ajute mai ales in situatii stresante. Personal, cred ca multi tineri sunt motivati de colegi si relatiile intercolegiale. Astfel ca, recomandare ar fi ca managerii sa creeze un context in care echipa sa lege prietenii.
  • Colaborarea este mai usoara: atunci cand relatiile din cadrul echipei sunt armonioase si bazate pe incredere ajutorul se ofera mai usor, iar colaborarea este mai facila. Preferam sa lucram cu oameni care ne plac, astfel ca prietenia ajuta la eliminarea orgoliilor.
  • Creste apartenenta la grup: atunci cand lucrezi cu oameni care iti plac si cu care impartasesti acelasi pasiuni si valori, ajungi sa te simti mai aproape de echipa si companie. In acest caz, exista posibilitatea ca daca cineva ar avea de ales intre o oferta financiara mai buna si echipa faina din care face parte, sa aleaga echipa.
  • Creste performanta: pentru a putea ajunge la performanta, este nevoie de incredere, iar pentru asta de o relationare mai buna. Atunci cand echipa ajunge la incredere, feedback-ul se acorda si se primeste mai usor, colaborarea este mai facila, iar deadline-urile presante sunt mai usor de acceptat. Astfel ca, odata ce orgoliul dispare si apare increderea, performanta este obtinuta mai usor. Si chiar daca piata nu este chiar asa acum ti-ai dori, stii ca echipa face totul pentru a-si atinge obiectivele pentru ca isi doresc sa pastreze acest mediu pentru mai mult timp.

Dezavantaje:

  • Pot aparea „bisericute” sau grupuri de opinie. Daca avem o intreaga echipa care are relatii de prietenie este extraordinar, insa de multe ori la grupuri mari prieteniile se transforma in bisericute. Iar aceste grupuri mici au opinii diferite si apar situatii in care apaqr divergente mai ales cand vine vorba despre valori sau ”cum se face un lucru”
  • Conflict management: daca exista prietenie la birou, poate exista un moment cand aceasta se rupe, fostii prieteni se cearta si isi puna piedici nu doar pe aspecte personale, ci si profesionale. In aceste cazuri recomandarea este ca managerii sa gestioneze situatia punand o delimitare clara intre planul personal si cel profesional
  • Se sparge bariera personal – profesional. Daca se creeaza prietenii foarte puternice exista riscul ca membrii acestei relatii sa isi ascunda greselile sau sa petreaca mai mult timp discutand aspecte personale mai degraba decat sa indeplineasca sarcinile de la serviciu. Si in acest caz, managerii sunt cei care vor stabili limita dintre personal si profesional
  • Neglijeaza propriile sarcini in detrimentul to do list-ului personal. Atunci cand exista prietenii la locul de munca, este posibil ca unul din membrii echipei sa isi neglijeze obiectivele propriului post pentru a-si ajuta prietenul in caz de nevoie. Ceea ce ar duce la burnout sau la distragerea de la propriile obiective.

Indiferent de avantajele si dezavantajele prieteniei la locul de munca, eu recomand un context bazat pe comunicare si incredere. Chiar daca prietenia la locul de munca are si dezavantaje acestea pot fi oricand contracarate de catre manager printr-o discutie clara cu cei implicati astfel incat sa poata fi prevenite.

 


Project management sau cum sa invatam din greseli

Acum 12 ani primeam primul meu proiect oficial – organziarea unui proiect de mystery shopping pentru o companie de telecom. Provocarile erau nenumarate mai ales ca aveam de livrat peste 450 de fise de evaluare si coordonam 250 de mystery shopperi. Pe multi dintre ei nu ii cunoastem personal, ci doar prin telefon.

De atunci si pana in prezent am organizat mai multe proiecte, printre care peste 450 de proiecte de team building. Iar experienta m-a ajutat sa imi dau seama care sunt cele des intalnite 3 motive pentru care proiectele esueaza.

  1. Proiectul nu este planificat in detaliu inaintea demararii

De multe ori primim proiectul si data pana la care acesta trebuie livrat. Demaram activitatea avand in minte mai ales deadline-ul de predare, omitand astfel o planificarea documentata.

Teoria sustine ca in PMP, 7 dintre cei 10 pasi necesari unui project management ca la carte sunt alocati doar planificarii. Iata cateva intrebari pe care le puteti formula in faza de planificare a unui proiect astfel incat sa va asigurati ca ati creat premizele pentru rezultatul mult dorit:

– Ce? Cine? Cum? Primul pas este sa intelegem contextul in care se organizeaza proiectul si sa intelegem scopul pentru care acesta este creat. De exemplu, firma are o intarziere la facturare. Proiectul va consta in scurtarea procesului de facturare.

– Ce trebuie realizat? Care este obiectivul proiectului? Este important sa intelegem ce urmareste proiectul si sa creionam obiectivul ca fiind SMART. Sfatul meu este sa puneti accent pe specificitate si pe plasarea in timp.

– Cum facem? Odata inteles obiectivul, in aceasta etapa a proiectului incepe detalierea activitatilor ce ne vor ajuta sa ne indeplinim obiectivul. Pentru a face asta exista cateva instrumente: Diagrama Gantt sau Work Breakdown Structure.

– Cu cine facem? Recomandarea mea este sa va bazati alegerea echipei pe competente si disponibilitate astfel incat sa puteti ajunge cat mai usor la rezultatele dorite.

– Cu ce facem? Estimarea bugetelor, a resurselor si a timpului sunt foarte importante. Pentru stabilirea acestora, puteti porni de la activitatile preconizate. De asemenea, va puteti baza si pe  experienta project managerului sau alte proiecte similare sunt instrumente folositoarea in estimare.

– Cum ne asiguram ca iese bine? Aceasta etapa se refera la risc management, iar aici e important sa identificam riscurile si oportunitatile proiectului pentru a le preveni sau exploata. Riscurile pot afecta atat resursele, echipa, timpul, dar si proiectul in sine. Faceti o lista cu acestea si potentiale solutii pe care sa le aveti la indemana daca va fi cazul sa va loviti de o dificultate.

Odata rezolvate aceste intrebari si asigurate resursele necesare, proiectul este gata sa porneasca.

  1. Project managerul se dedica mai degraba executiei decat monitorizarii

Din experienta, proejct managerul executa si el o serie de activitati din proiect, astfel ca pierde din vedere buna desfasurare a acestuia. Un rol important al project managerului este sa monitorizeze activitatile astfel incat sa se incadreze in timpul si resursele alocate, avand o viziune de ansamblu a intregii situatii.

Pentru mine rolul cel mai important al project managerului este acela de a fi COACH pentru echipa sa. PM-ul nu trebuie sa fie cel mai bun expert din proiect, ci doar cel care creeaza contextul in care oamenii duc la bun sfarsit activitatile atribuite. Iar daca exista provocarile, PM-ul poate facilita un brainstorming de echipa in detrimentul de a gasi singur solutii.

Recomandarea mea este sa fiti implicati in proiect dar si mana de fier care supervizeaza buna desfasurare a proiectului.

  1. Nu invatam din greseli

Pe principiul “been there, done that”, asa functionam si eu. Nu ma uitam la proiecte similare la momentul demararii unui nou proiect. Practic, reinventam roata odata cu fiecare proiect. Astfel ca ma loveam de aceleasi provocari ca si alti colegi, gasind uneori aceleasi solutii si pierdeam timp atat la planificare, cat si in executie.

Va recomand cand porniti un proiect sa cautati in companie peoiecte similare si sa plecati de la acele detalii pe care sa le personalizati pentru proiectul vostru. Iar la finalul fiecarui proiect sa faceti o analiza a acestuia, detaliind provocarile si solutiile gasite. O astfel de analiza va ajuta pe voi pentru proiecte viitoare, dar si pe ceilalti colegi care pot invata din greselile voastre.

Ca recomandari va propun sa motivati echipa de proiect prin stabilirea de obiective mici pe care sa le sarbatoriti, dar si prin discutii libere si feedback constant.

Chiar daca echipa de proiect este una temporara, si ea trece prin aceleasi stadii de formare ca o echipa normala. Astfel ca voi, in calitate de manageri de proiect, puteti fi leaderul de care au nevoie membrii echipei.

 


De ce sunt concediati Millennials?

Generatia Millennials, acest subiect indelung dezbatut si niciodata incheiat este abordat din ce in ce mai des alaturi de conotatii negative. De unde natura negativa? Pentru ca, deocamdata, la masa speakerilor sunt cei care nu fac parte din aceasta generatie. Intrebati cum vad ei piata muncii, Millennials spun ca sunt neintelesi si le este greu sa se integreze. Ce am invatat eu pana acum despre Millennials si motivele pentru care raman foarte putin intr-o companie?

  1. Nu muncesc 8 ore: Tendinta generatiei Millennials este de a munci eficient. Asta inseamna ca vor rezolva taskurile pe care le primesc in cel mai scurt timp posibil, iar timpul ramas vor sa-l investeasca in viata personala. Iar acest comportament poate fi condamnat de companie. Pentru noua generatie nu conteaza timpul petrecut la job, ci rezultatele. Astfel ca, un manager primeste recomandarea de a evalua daca rezultatele pe care un tanar le livreaza intr-un timp mai scurt este la fel ca cel al altei persoane care aloca un timp mai mare taskului.
  2. Sunt mai interesati de training si dezvoltare personala: Chiar daca investitiiile in oameni au crescut considerabil in ultimii ani, cei din generatia Millennials isi doresc si mai mult, iar cerintele lor par uneori exagerate in contextul in care nu aduc un plus rezultatelor zilnice. Dorinta lor de a cunoaste si de a creste poate fi exagerata, insa asta ii mentine pe ei motivati. O solutie ar fi sa le recomandati sa caute un mentor in companie de la care sa invete anumite lucruri sau sa primeasca sfaturi. De asemenea, puteti dezvolta si programe de invatare in companie.
  3. Sunt mereu nefericiti si nemultumiti de companie si beneficii: Mare parte din aceasta atitudine vine de acasa, acolo unde au fost invatati ca vor primi daruri indiferent de ceea ce fac (acesta provine de la cadourile primite de la parintii care compensau lipsa prin obiecte materiale). Imediat ce dispare sentimentul de bucurie al unui nou job, apare tendinta lor de a cere mai multe lucruri in schimbul muncii lor, fiind constant nemultumiti de ceea ce primesc. O solutie pentru aceasta situatie poate fi reprezentata de stabilirea clara inca de la angajare a sistemului de primire a beneficiilor. De asemenea, Millennials pot fi invatati sa isi descopere si factorii motivationali intriseci pe care ii pot activa mai des. Ajutati sa descopere ce anume le place la jobul lor si sa se axeze pe aceste detalii inainte sa ceara lucruri extra.
  4. Atitudinea nepotrivita: Cred ca ei sunt experti inca de la inceputul jobului si ca ei le stiu pe toate. Pentru ca este prima generatie care a crescut cu accesul liber la informatie, pentru ei a cunoaste nu este o provocare. De cele mai multe ori noutatea pentru ei apare la momentul punerii in practica a teoriei. Echipa ii poate invata sa inteleaga care este nivelul lor de experienta si cat mai au de lucrat pentru a putea sa pretinda ca sunt experti si in partea practica.
  5. Nu se aliniaza la cultura companiei: Aceasta problema a generatiei a facut ca o serie de companii sa isi schimbe cultura organizationala si procesele interne pentru a se potrivi noului val de angajati. Tendinta lor de a lucra mai putin, de a isi dori libertate si flexibilitate a facut ca acum multinationalele sa aiba culturi bazate pe intraprenoriat incercand sa simuleze o atmosfera tipica firmelor antreprenoriale. Recomandarea mea ar fi ca inca de la momentul recrutarii, ambele parti sa acorde aceeasi importanta valorilor ca si abilitatilor.
  6. Conflicte in echipa/ego: Orice anagajat indiferent de varsta poate intra in conflicte de munca. Si daca in trecut parintii nostri erau nevoiti sa ramana la job si isi rezolvau probleme, pentru tanara generatie aflata pe o piata a muncii in care companiile nu reusesc sa gaseasca angajatii potriviti, un conflict de lunga durata cu echipa poate fi considerat un motiv de concediere sau demisie. O solutie ar fi potrivirea de caractere in echipa, rezolvarea discutiilor in contradictoriu pana sa ajunga la conflicte si eliminarea ego-ului prin crearea unui mediu de incredere si performanta comuna.

Concedierea unui anagajat, indiferent de generatie este o responsabilitate a ambelor parti. Inainte sa luati decizia de concediere ganditi-va daca voi ca manager sau companie ati facut tot ce v-a stat in putinta pentru a ajuta angajatul sa aiba performanta. Iar daca esti angajat – Millennial gandeste-te daca tu ai dat 100% din potentialul tau ca sa ai rezultate. Iar daca raspunsul este ”Da” de ambele parti e momentul sa va luati la revedere. Daca acesta este ”Nu” invitati la o discutie cealalta parte si cereti ajutorul. Pentru ca scopul vostru comun este Performanta!