Birocratia in companiile private

10 februarie 2016 Andrei Văcaru

Funcţionari taciturni, lipsiţi de chef, drumuri interminabile între un ghişeu şi altul, un nesfârşit teanc de acte pe care nu reuşeşti niciodată să le completezi corect, o aşteptare surdă şi umilitoare, imposibilitatea de a sta liniştit la gândul că totul va merge că pe roate. Cam aceasta este imaginea unui român prins în mrejele birocraţiei de stat. Indiferent dacă ai de-a face cu Administraţia Financiară sau cu o primărie, toate aceste experienţe îţi accelerează ritmul cardiac înainte de a apuca să păşeşti pragul unei astfel de instituţii. Această realitate are urmări mult mai adânci decât am putea crede. Efectele ei se văd inclusiv în cadrul multor companii private, despre care, la prima vedere, am spune că sunt la polul opus. Uite cum funcţionează birocraţia în companiile private.

În orice organizaţie, primii care se lovesc de birocraţie sunt cei din departamentul financiar. Invadaţi de reglementări nenumărate, de termene şi proceduri care mai de care mai alambicate şi aducătoare de amenzi, aceşti oameni nu au altceva de făcut decât să se adapteze. Prin urmare, ei preiau multe dintre aceste limitări şi le transformă în proceduri interne ale companiei în care lucrează. Acest lucru nu doar că îi frustrează pe ceilalţi, dar îngreunează şi întreg procesul unei organizaţii.

Dar acesta este un subiect clasic. Să vorbim aşadar despre birocraţia implicată de luarea deciziilor, de lipsa independenţei, de incertitudinea că ceea ce faci este bine. Până la urmă, este tot o formă de birocraţie.

Primul exemplu este cel legat de luarea unei decizii. În foarte multe companii, oamenilor li se cere să fie proactivi, să vină cu idei. Dincolo de acest termen la modă după anul 2000, procesul de inovaţie, de stimulare a iniţiativei se loveşte de o realitate şchioapă. Foarte mulţi angajaţi spun că li se cer idei, care apoi nu doar că nu sunt implementate, dar nici măcar nu se mai ştie nimic de soarta lor. Aceste idei sunt colectate de superiorul ierarhic, el le transmite şefului sau care, este o presupunere, nu face nimic cu ele.
Dincolo de a fi idei bune sau nu, problema este că nimeni nu mai ştie ce s-a ales de ele. Creativitatea se pierde în frustrare, drumul de la idee la fapte se blochează într-o ceaţă a deciziei şi a asumării responsabilităţii. Dar, pe hârtie, se bifează încă un KPI: s-a făcut procesul. De aici, să decidă cei de mai sus. Dacă o astfel de decizie cade în responsabilitatea cuiva aflat în altă ţară, ceaţa este şi mai densă de cele mai multe ori.

Spre diferenţă de o astfel de companie, adică mare şi procedurizată, mulţi antreprenori beneficiază de avantajul flexibilităţii. Decizia implementării unei idei se ia mult mai rapid dar, e drept, procedurile sunt înlocuite doar de intuiţia şi viziunea patronului. Asta poate fi şi bine şi rău, depinde de fiecare patron în parte.

La punctul doi pe lista noastră se află lipsa independenţei. Deşi este mai relaxant să ştii că tu, ca manager, ţii lucrurile sub control, realitatea este că îţi obişnuieşti oamenii să nu ia nicio decizie de capul lor, să nu facă niciun pas într-un teritoriu neexplorat încă.

În acest caz, birocraţia nu este una instituţionalizată ci ţine de relaţiile dintre oameni, relaţii ierarhice evident. Să spunem că un angajat identifică o oportunitate în perioada în care şeful său nu este la birou. Dacă amână decizia, s-ar putea să piardă această ocazie. Dacă ia singur o decizie, s-ar putea să aibă discuţii interminabile cu superiorul sau. Ce face? De cele mai multe ori, acest angajat va alege propria linişte, pe principiul “Better safe than sorry”. Toate bune până aici. Să nu uităm însă că trăim într-o lume în care se dau bani grei pe training-uri şi evenimente de leadership în care toată lumea clamează schimbarea mentalităţilor, abordarea curajoasă a situaţiilor şi dezvoltarea oamenilor prin asumarea riscurilor. În realitate însă, birocraţia această nu dispare.

Şi mai este un aspect al lipsei de independenţă. Chiar dacă angajatul vine la propriul şef să spună fiecare idee pe care o are, să îi ceară o decizie de fiecare dată când ea este necesară, acest lucru se va schimba. Orice om oboseşte să facă acelaşi şi acelaşi lucru. Şi astfel apare situaţia în care omul nostru vede o oportunitate, ştie că ar fi bine să profite de ea dar nu face absolut nimic. A învăţat că e mai bine să stea la locul sau.

Ca o concluzie, în companiile private lucrurile stau ceva mai bine decât la stat. Avantajul ar putea fi însă acela că lucrurile se pot schimba mai uşor. Însă condiţia esenţială este aceea ca noi să realizăm că impunem tot felul de proceduri menite să ne facă să ne simţim în siguranţă. Iar aceste proceduri, dacă nu sunt analizate periodic, au prostul obicei de a se transforma în birocraţie.

Cum îţi dai seama că lucrezi într-o firma cu multă birocraţie? Pentru un lucru pe care trebuie să îl faci, întocmeşti mai multe hărţii (solicitări, propuneri, înştiinţări etc). Tendinţa colegilor este aceea de a face asta nu pentru că îi ajută, ci pentru că le apără spatele în caz de ceva. Şefii vor să faci doar ce aprobă ei, iar aprobarea durează destul de mult pentru că şi ei trebuie să întrebe alţi şefi. Se renunţă la idei bune pentru că ar dura prea mult să fie prezentate tuturor “factorilor de decizie”. Formule de genul: ” am decis, îmi doresc, am nevoie” se transformă în “ s-a decis, se doreşte, este nevoie”. De ce sunt acestea semnul birocratizării? Pentru că arată un lucru şi anume acela că oamenii nu îşi asumă responsabilitatea, ci o pasează instituţiei.

Articolul este scris de trainer-ul HPDI, Andrei Văcaru pentru Revista Cariereonline.ro

 

 

 

 


Comentarii